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INFORMATIVA SULLA PRIVACY

In questo documento si descrivono le modalità di gestione del sito Web in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano e si riporta la politica di sicurezza sui dati personali che il Palazzo di Varignana Resort & SPA adotta nella sua struttura.
Si tratta di un’informativa che è resa anche ai sensi dell'art. 13 del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali 2016/679 (GDPR)- a coloro che interagiscono con i servizi web del Palazzo di Varignana Resort & SPA accessibili per via telematica a partire dall’indirizzo:

www.palazzodivarignana.com

e per tutti coloro che a vario titolo interagiscono con la Società Palazzo di Varignana S.r.l. e più precisamente con il Palazzo di Varignana Resort & SPA.

L’informativa è resa solo per il sito del Palazzo di Varignana Resort & SPA e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall’utente tramite link.

L’informativa si ispira anche alla Raccomandazione n. 2/2001 che le autorità europee per la protezione dei dati personali, riunite nel Gruppo istituito dall’art. 29 della direttiva n. 95/46/CE, hanno adottato il 17 maggio 2001 per individuare alcuni requisiti minimi per la raccolta di dati personali on-line, e, in particolare, le modalità, i tempi e la natura delle informazioni che i titolari del trattamento devono fornire agli utenti quando questi si collegano a pagine web, indipendentemente dagli scopi del collegamento.

IL “TITOLARE DEL TRATTAMENTO

A seguito della consultazione di questo sito possono essere trattati dati relativi a persone identificate o identificabili.
Ai sensi del GDPR, Titolare del trattamento dei dati è la Società Palazzo di Varignana S.r.l., che ha sede in 40141 Bologna (BO) Via Della Zecca, 2 - P.IVA e C.F 0265821204 , Tel +39 0510827029 Fax +39 0510822435 E-mail: info@palazzodivarignana.com (di seguito anche “Società”), per il tramite del suo legale rappresentante.

I “RESPONSABILI” DEL TRATTAMENTO

Ai sensi dell’art. 28 del GDPR, Responsabile del trattamento per l’hosting del sito in hosting è la società Artera S.r.l. con sede in 22075 Lurate Caccivio (CO) Via Regina Margherita, 6 - P.IVA/Cod. Fiscale 03080880135, Tel. +39 031 391500 Fax: 031-492467 - E-mail:info@artera.it.

LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI

I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito e descritti attraverso lo stesso hanno luogo presso la sede operativa di Palazzo di Varignana Resort & SPA, in Varignana (BO) Via Ca’ Masino n. 611/a e presso la sede della Società in Bologna (BO) Via Della Zecca, 2, ad opera di personale ufficialmente incaricato ed istruito in materia di protezione dei dati personali. Nessun dato derivante dal servizio web viene comunicato dalla società a terzi se non strettamente pertinente la finalità del trattamento o imposto da leggi o regolamenti. I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito che hanno luogo presso il titolare del trattamento sono curati da personale interno, ufficialmente istruito e nominato come incaricato del trattamento.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

In questa sezione si riportano le varie finalità di trattamento divise per i servizi web ed i servizi resi direttamente presso la sede di Palazzo di Varignana Resort & SPA.

PER I NAVIGANTI DEL SITO WEB

I dati personali forniti volontariamente e facoltativamente dagli utenti che inoltrano richieste per ricevere informazioni sui servizi dell’hotel (prezzi, disponibilità delle camere e delle sale congressi, ecc.), o semplicemente inoltrano richieste di assunzione tramite l’invio di curricula in formato elettronico, sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e non sono comunicati a terzi salvo che la comunicazione sia imposta da obblighi di legge o sia strettamente pertinente e necessaria per l’adempimento delle richieste.

In particolare i dati personali forniti volontariamente dagli interessati del trattamento saranno raccolti con modalità telematiche e trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici direttamente e/o tramite terzi delegati (società per il servizio di posta elettronica, società per l’hosting del sito web) per le seguenti finalità:
- verificare la disponibilità della camera richiesta a fronte delle informazioni anonime inserite quali la data di arrivo, il numero di notti, il numero di adulti e bambini e successivamente per perfezionare l’acquisto del servizio fornendo i propri dati comuni quali nome, cognome, indirizzo e-mail, telefono ed estremi della carta di credito;
- permettere di effettuare e confermare la prenotazione fornendo a garanzia i dati della propria carta di credito;
- fornire risposte sui nostri servizi alberghieri (disponibilità delle camere, prezzi, sale congressi, ristorazione, ecc.);
- manifestare il diritto di non iscriversi alla newsletter per ricevere periodiche comunicazioni di natura commerciale o promozionale;
- valutare gli eventuali curricula pervenuti compatibilmente con le eventuali esigenze interne;
- finalità statistiche in forma anonima (per valutare il numero di accessi, ecc.).
I dati sulle prenotazioni saranno trattati con modalità elettroniche e cartacee per garantire la prenotazione della camera\e alle condizioni concordate.

I dati saranno registrati all’interno di nostre banche dati elettroniche accessibili a personale debitamente incaricato ed istruito in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali.

Per confermare la prenotazione potrebbe essere necessaria una carta di credito data a garanzia, fermo restando che il cliente potrà decidere di pagare in contanti al termine del soggiorno.

1) Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito: salva questa eventualità.

2) Dati forniti volontariamente dall’utente

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva.

3) Cookies

Nessun dato personale degli utenti viene in proposito acquisito dal sito.

Non viene fatto uso di cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati c.d. cookies persistenti di alcun tipo, ovvero sistemi per il tracciamento degli utenti.

L’uso di c.d. cookies di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente del sito.

I c.d. cookies di sessione utilizzati in questo sito evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificativi dell’utente.

FACOLTATIVITA’ DEL CONFERIMENTO DEI DATI

A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i dati personali per effettuare una prenotazione on-line.

L’avanzamento della procedura di prenotazione on-line implica un implicito consenso dell’interessato al trattamento dei propri dati personali in base alla politica privacy del sito www.palazzodivarignana.com

Il mancato conferimento dei dati può comportare l’impossibilità di ottenere quanto richiesto.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati in formato cartaceo e/o con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

PRENOTAZIONI TELEFONICHE, VIA EMAIL O VIA FAX

I dati sulle prenotazioni saranno trattati con modalità elettroniche e cartacee per garantire la prenotazione della camera\e alle condizioni concordate.

I dati saranno registrati all’interno di nostre banche dati elettroniche accessibili a personale debitamente incaricato ed istruito in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali.

Per confermare la prenotazione potrebbe essere necessaria una carta di credito data a garanzia, fermo restando che il cliente potrà decidere di pagare in contanti al termine del soggiorno.

GESTIONE DEI CURRICULA

La Società si riserva di valutare i curricula pervenuti per le potenziali candidature presenti all’interno dell’hotel o che si potrebbero presentare in un prossimo futuro.

I curricula considerati “interessanti” saranno conservati presso la sede del Palazzo di Varignana Resort & SPA potranno essere comunicati ai capi servizio delle varie funzioni di pertinenza.

Il trattamento dei dati personali presenti nel curriculum inviato volontariamente dall’interessato, è indirizzato a valutare una sua possibile candidatura finalizzata all’instaurazione di un rapporto di lavoro, lo svolgimento di un periodo di stage. La finalità del trattamento interesserà quindi attività strettamente riferite alla valutazione, reclutamento o selezione del personale, con finalità di collaborazione, assunzione a tempo determinato, indeterminato, di stage.

Il tempo di conservazione dei curricula ritenuti “interessanti” è di un anno e gli stessi saranno trattati nel totale rispetto delle misure minime di sicurezza sui dati personali adottati dalla società Palazzo di Varignana S.r.l.

Sarà cura della Società Palazzo di Varignana S.r.l.fornire un’idonea informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR, durante gli eventuali colloqui con i candidati.

NEWSLETTER

L’invio di materiale promozionale e commerciale può essere curato direttamente dalla Società Palazzo di Varignana S.r.l.

La società Palazzo di Varignana S.r.l. attraverso Palazzo di Varignana Resort & SPA può registrare l’interessato nella newsletter qualora:
- l’interessato abbia manifestato il consenso sul sito web ove indicato o mediante consenso scritto in fase di conferma prenotazione o nella modulistica contrattuale della Società Palazzo di Varignana S.r.l. (per i contratti di convenzione, di agenzia, congressuali e di vendita più in generale dei servizi dell’hotel);
- l’interessato abbia dato il suo consenso scritto in fase di check in nella schedina di notifica delle generalità;
- l’interessato abbia acquistato il servizio dell’Hotel utilizzando il suo account di posta elettronica e non abbia espressamente esercitato il diritto di non ricevere materiale promozionale e commerciale..
E’ facoltà dell’interessato esercitare in qualsiasi momento il diritto di cancellazione dalla newsletter ai sensi dei diritti allo stesso riconosciuti dal GDPR.

PROCEDURA DI CHECK IN E TRASCRIZIONE DELLE GENERALITA’ DEL CLIENTE NELLA SCHEDINA DI NOTIFICA

La legislazione Italiana impone in base all’Art. 109 del Testo Unico delle leggi di Pubblica Sicurezza nonché alla legge n. 135 del 29 marzo 2001 (Riforma della legislazione nazionale del turismo), di registrare le generalità del cliente all’atto del suo arrivo in Hotel in una schedina di notifica che deve essere trasmessa entro le 24 ore successive alla Pubblica Sicurezza.

Il Palazzo di Varignana Resort & SPA assolve questo obbligo trasmettendo le generalità dei suoi graditi ospiti in formato elettronico e /o cartaceo alla Questura di competenza.

Per garantire inoltre il libero esercizio del diritto di scelta per quei trattamenti la cui natura del conferimento non è obbligatoria, il Palazzo di Varignana Resort & SPA chiede al cliente all’atto della registrazione delle sue generalità nella schedina di notifica, i seguenti consensi nel rispetto del GDPR:

1. alla comunicazione esterna dei dati relativi alla presenza in albergo, al fine esclusivo di consentire il ricevimento di messaggi e telefonate allo stesso indirizzate indirizzati;

2. al trattamento dei dati particolari (es dati relativi alla salute) comunicati per fruire di alcuni servizi;

3. al ricevimento di messaggi promozionali, anche tramite e-mail, inerenti tariffe ed offerte praticate da Palazzo di Varignana

Qualora il cliente si rifiutasse di fornire le sue generalità all’atto del check in, il Palazzo di Varignana Resort & SPA non potrà ospitarlo presso la sua struttura.

I dati personali del cliente forniti in fase di check in saranno trattati dal personale interno del Palazzo di Varignana Resort & SPA, incaricato al trattamento ed opportunamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali e del diritto alla protezione dei dati personali, e potranno essere comunicati:

a) ad Enti o Uffici Pubblici in funzione degli obblighi di legge e/o contrattuali;

b) alle autorità competenti per l’obbligo di registrazione dei clienti, in base all’Art. 109 del Testo Unico delle leggi di Pubblica Sicurezza nonché in base alla legge n. 135 del 29 marzo 2001 (Riforma della legislazione nazionale del turismo);

c) a società di consulenza per attività contabili e fiscali;

d) a società di recupero crediti e ad istituti bancari per la gestione degli incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione del soggiorno;

e) a fornitori terze parti (società di noleggio, ecc.) per soddisfare l’erogazione dei servizi richiesti dal cliente;

f) ad eventuali consulenti e società esterne appositamente incaricate che per nostro conto svolgono attività di consulenza contabile, fiscale e tributaria;

Il cliente è informato che ai sensi del Capo III del GDPR in presenza dei presupposti disciplinati dalla normativa può esercitare i diritti allo stesso riconosciuti, compresa la possibilità di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali, contattando il Titolare del trattamento dei dati per il Palazzo di Varignana Resort & SPA.

VIDEOSORVEGLIANZA

Il Palazzo di Varignana Resort & SPA adotta un sistema di videosorveglianza per perseguire i suoi legittimi interessi ai sensi del GDPR, ovvero per finalità legate alla Sicurezza delle persone, dei beni, prevenzione incendi e tutela del patrimonio.

In particolare, le immagini videoregistrate e visualizzabili in tempo reale da personale ufficialmente incaricato, acquisite attraverso il sistema di videosorveglianza sono oggetto di trattamento per le seguenti finalità:

a) diventare un deterrente contro possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di sabotaggio o vandalismo migliorando al contempo la sicurezza all’interno dell’hotel del personale, dei clienti e di tutte le persone che transitano all’interno dell’hotel;

b) agevolare l’eventuale esercizio, in sede di giudizio civile o penale, del diritto di difesa del titolare del trattamento o di terzi sulla base di immagini utili in caso di fatti illeciti;

c) intervenire in tempo reale per gestire situazioni di rischio per la sicurezza dei beni e delle persone.
Il sistema in oggetto è stato progettato, configurato ed installato in ottemperanza alla normativa vigente sulla videosorveglianza GDPR, Direttiva 95/46/EC, Art. 4 Legge 300/1970, Provvedimento Generale del Garante dell’08 Aprile 2010, Codice Penale e Civile). Ogni ulteriore dettaglio circa modalità del trattamento e tempistiche di conservazione delle registrazioni sono indicate agli interessati con una informativa di dettaglio presente presso la sede di Palazzo di Varignana Resort & SPA

In tal senso la Società Palazzo di Varignana S.r.l. si è preoccupata di installare e configurare le telecamere in modo da non invadere la sfera privata dell’individuo nel rispetto dei principi di pertinenza e di non eccedenza e raccogliendo solo i dati strettamente necessari per il raggiungimento delle finalità perseguite.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettificazione e, comunque, di esercitare tutti i diritti agli stessi riconosciuti dal GDPR.


Le richieste vanno rivolte al Titolare del Trattamento.


TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Fermi restando i termini di conservazione già sin qui indicati, si informa che i dati conferiti e trattati da Palazzo di Varignana S.r.L. saranno conservati per 5 anni dalla cessazione dei trattamenti, fatti salvi diversi termini di conservazione dettati da norme di legge e la possibilità di revocare il consenso ovvero di esercitare tutti i diritti riconosciuti agli interessati dal GDPR ed indicati nel seguito della presente informativa.

I DIRITTI DEGLI INTERESSATI
Gli interessati potranno esercitare, laddove ne sussistano i presupposti, tutti i diritti che il GDPR riconosce agli stessi, quale il diritto di: ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano; ottenere la rettifica dei dati inesatti ovvero l’integrazione di quelli incompleti; ottenere la cancellazione dei dati personali che la riguardano; ottenere la limitazione del trattamento; ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che la riguardano; opporsi al trattamento; di revocare il consenso in qualsiasi momento qualora il trattamento sia basato sul consenso; proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Potrà esercitare i suoi diritti scrivendo ovvero rivolgendosi in prima persona a Palazzo di Varignana Resort & SPA, in Varignana (BO) Via Ca’ Masino n. 611.a e/o presso la sede della Società in Bologna (BO) Via Della Zecca,

La presente informativa sulla privacy sarà in futuro consultabile in forma automatica dai più recenti browser che implementano lo standard P3P (“Platform for Privacy Preferences Project”) proposto dal World Wide Web Consortium (www.w3c.org).

Ogni sforzo sarà fatto dalla Società Palazzo di Varignana S.r.l. per rendere il più possibile interoperabili le funzionalità di questo sito con i meccanismo di controllo automatico della privacy disponibili in alcuni prodotti utilizzati dagli utenti.